Informativa sulla privacy — app POSPILOT Cassa, Palmare e Cucina
Ultimo aggiornamento: 28 ottobre 2026
Questa informativa spiega quali dati personali trattano le app POSPILOT Cassa (cassa per tablet e iPad, con il backoffice integrato), POSPILOT Palmare (app per i camerieri) e POSPILOT Cucina (schermo degli ordini per la cucina), perché li trattano, dove vengono conservati e quali diritti hai. Vale per le versioni distribuite su App Store e Google Play. Il sito e il backoffice web POSPILOT possono avere informative proprie.
1. Chi siamo
Titolare del trattamento per i dati degli account e per l'uso delle app:
Aqode srl, Strada Rovereta 42, 47891 Falciano (Repubblica di San Marino), C.O.E. SM31139, email support@aqode.com.
Trattiamo i dati secondo il Regolamento UE 2016/679 («GDPR») e la Legge n. 171/2018 della Repubblica di San Marino.
Le app sono strumenti di lavoro per bar, ristoranti, pizzerie e altre attività (di seguito «il locale») che hanno un contratto per il servizio POSPILOT. Non sono destinate ai consumatori.
Due ruoli diversi:
- Per i dati di chi usa le app (titolare del locale, responsabili, camerieri e operatori di cassa) e per i dati tecnici dei dispositivi, il titolare del trattamento siamo noi.
- Per i dati che il locale inserisce sui propri clienti (prenotazioni, fidelity, conti, fatture, messaggi) e sui propri dipendenti, il titolare del trattamento è il locale. Noi li trattiamo come responsabile del trattamento (art. 28 del Regolamento UE 2016/679, «GDPR»), solo per erogare il servizio e secondo le istruzioni del locale. Se sei cliente o dipendente di un locale, per esercitare i tuoi diritti rivolgiti prima al locale; se scrivi a noi, inoltreremo la richiesta.
2. Quali dati trattiamo
2.1 Account e accesso (Cassa e Palmare)
- Email, nome e cognome, ruolo e permessi dell'utente, locali a cui è associato.
- Password: è gestita da Google Firebase Authentication; noi non la vediamo in chiaro.
- PIN operatore di cassa e palmare, impostato dal locale.
- Nella Cassa: codice di verifica inviato via email (se il locale attiva la verifica in due passaggi) e accesso con QR confermato dal telefono.
- Sessioni dei dispositivi: identificativo della sessione, nome della postazione, locale, piattaforma, versione dell'app, data del primo e dell'ultimo accesso. Servono per l'elenco «Sessioni attive» e per scollegare a distanza un dispositivo; la sessione scade dopo 30 giorni.
2.2 Dati di lavoro del locale (Cassa e Palmare)
- Ordini: prodotti, varianti, quantità, prezzi, sconti, tavolo, coperti, portate, note.
- Pagamenti: metodo, importo, data e ora, documenti fiscali e chiusure di cassa. Con un terminale POS integrato riceviamo dal terminale l'esito della transazione, il codice di autorizzazione e il numero della carta mascherato (al massimo prime 6 e ultime 4 cifre): la carta viene letta dal terminale, mai dall'app.
- Cronologia delle operazioni: quale operatore ha aggiunto, inviato, spostato, scontato, pagato o eliminato, con data, ora ed eventuale motivo.
2.3 Dati tecnici
- Stato della stampante fiscale e delle stampanti (raggiungibile o no, carta, matricola, esiti dei comandi), versione e piattaforma dell'app, nome della postazione.
- Con la modalità offline multidispositivo attiva: elenco dei dispositivi del locale raggiungibili in rete locale e loro stato.
- Non raccogliamo la tua posizione, i contatti della rubrica, le foto del dispositivo né identificativi pubblicitari. Le app non contengono pubblicità né strumenti di tracciamento o di analisi di terze parti.
2.4 Dati dei clienti del locale (solo Cassa, se il locale usa queste funzioni)
- Prenotazioni e lista d'attesa: nome, telefono, email, numero di persone, data e ora, note, etichette (per esempio «allergie»), risposte al modulo di prenotazione, consensi.
- Fidelity e marketing: nome, cognome, email, telefono, data di compleanno, punti e livello, storico degli ordini, consensi a newsletter, profilazione e sondaggi, etichette e fonte del contatto.
- Asporto e domicilio: nome, telefono, indirizzi di consegna con note.
- Conti cliente e fatture: nome o ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, PEC, codice destinatario, email, telefono, importi e saldi.
- Messaggi WhatsApp: numero, nome e testo delle conversazioni del locale con i suoi clienti, allegati. Sul server nome, numero e testi sono conservati cifrati; sul dispositivo l'app tiene una copia delle ultime conversazioni cifrata nell'archivio sicuro del sistema (Keychain su iOS, Keystore su Android). Gli allegati che l'utente sceglie di scaricare vengono salvati nella memoria del dispositivo.
2.5 Dati dei dipendenti del locale (solo Cassa, modulo Personale)
- Anagrafica e contatti, data di nascita, codice fiscale, indirizzo, IBAN, cittadinanza e scadenza del permesso di soggiorno, familiari a carico e dati per le detrazioni.
- Contratto, livello, orario e retribuzione; turni; presenze e assenze; stime e copie dei cedolini.
2.6 Categorie particolari di dati
Il locale può inserire dati relativi alla salute: allergie e intolleranze annotate nelle prenotazioni; assenze per malattia, infortunio, maternità e permessi della legge 104 nelle presenze dei dipendenti. Questi dati sono trattati solo se il locale li inserisce, e il locale (titolare) deve avere una base giuridica valida (per esempio il consenso esplicito del cliente, o gli obblighi di diritto del lavoro per i dipendenti).
2.7 Assistenza
Dalla Cassa puoi aprire richieste di assistenza. Insieme al testo inviamo dati tecnici utili (versione dell'app, postazione, stato della stampante, pagine della guida consultate). Le prime risposte possono essere preparate da un assistente automatico basato su intelligenza artificiale, che lavora sui nostri server tramite Google Cloud Vertex AI (modelli Gemini, nell'Unione Europea).
2.8 Palmare e rete locale
Il Palmare salva sul dispositivo il locale e la postazione scelti e, se il locale usa la modalità offline, una copia degli ordini aperti e degli ultimi 7 giorni per scambiarli con la cassa nella rete del locale.
2.9 Cucina
L'app POSPILOT Cucina mostra al personale di cucina gli ordini inviati dalla cassa e dai palmari (prodotti, varianti, note, tavolo o nome indicato sull'ordine) e registra quando un piatto è pronto. Salva sul dispositivo il locale e la postazione scelti.
3. Perché trattiamo i dati e su quale base
| Fornire le app e il servizio POSPILOT al locale (account, ordini, pagamenti, stampa, sincronizzazione fra dispositivi, backoffice) | Esecuzione del contratto con il locale (art. 6.1.b GDPR); per i dati degli utenti delle app, legittimo interesse del locale e nostro a far funzionare il servizio (art. 6.1.f) |
|---|---|
| Sicurezza degli account, sessioni dei dispositivi, tracciabilità delle operazioni, prevenzione di abusi | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
| Assistenza tecnica | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Obblighi fiscali e contabili | Obbligo di legge (art. 6.1.c) |
| Difesa dei diritti in giudizio | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
I dati dei clienti e dei dipendenti del locale li trattiamo solo per conto del locale e secondo le sue istruzioni (art. 28 GDPR).
Non usiamo i dati per pubblicità, non li vendiamo e non profiliamo gli utenti delle app.
4. Dove sono conservati e chi li riceve
Fornitori che trattano i dati per nostro conto (responsabili o sub-responsabili del trattamento):
- Google (Google Ireland Ltd e Google LLC) con Firebase e Google Cloud: autenticazione (Firebase Authentication), database (Cloud Firestore, regione UE europe-central2, Varsavia), file (Cloud Storage, UE europe-central2), funzioni server (Cloud Functions, per lo più UE europe-west1, Belgio; alcune funzioni, tra cui l'invio delle fatture elettroniche, girano negli Stati Uniti), statistiche (BigQuery, area UE), completamento degli indirizzi (Google Maps Platform), modelli di intelligenza artificiale per gli assistenti.
- Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd) con Microsoft 365, per le email del servizio (codici di verifica, reimpostazione della password, avvisi).
Servizi che entrano in gioco solo se il locale li attiva:
- Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp Business Platform), per i messaggi WhatsApp del locale.
- Openapi S.p.A. e Agenzia delle Entrate (Sistema di Interscambio), per le fatture elettroniche.
- Brevo (Sendinblue SAS), se il locale collega il proprio account Brevo per contatti ed email.
- Fornitori dei terminali di pagamento e dei pagamenti collegati alla cassa (per esempio noPos, Dojo, Satispay), che ricevono importo e riferimenti della transazione.
- goQR.me (api.qrserver.com), che genera l'immagine del QR della tessera fidelity a partire dall'identificativo del cliente.
Altri destinatari: il personale autorizzato della nostra società e i tecnici che assistono il locale, solo per quanto serve all'assistenza; le autorità, quando previsto dalla legge.
Trasferimenti fuori dall'UE: alcuni fornitori (Google LLC, Meta) possono trattare dati negli Stati Uniti. Il trasferimento avviene sulla base dell'EU-US Data Privacy Framework e/o delle Clausole contrattuali standard della Commissione europea.
5. Dati nella rete del locale
Per stampare comande e scontrini, comunicare con i terminali POS e i cassetti automatici e, con la modalità offline, scambiare ordini e tavoli fra casse e palmari, le app comunicano direttamente con i dispositivi del locale attraverso la sua rete. Questo traffico non passa da internet e una parte non è cifrata dai dispositivi stessi: consigliamo al locale di tenere casse, palmari e stampanti su una rete separata dal Wi-Fi degli ospiti.
6. Per quanto tempo
- Dati dell'account: per la durata del contratto con il locale e per 12 mesi dopo la sua fine, poi cancellati, salvo obblighi di legge.
- Documenti fiscali e contabili (scontrini, fatture, chiusure): 10 anni, come richiesto dalla legge (art. 2220 codice civile).
- Ordini, pagamenti e cronologia delle operazioni: per la durata del contratto e 12 mesi dopo, salvo i documenti fiscali.
- Sessioni dei dispositivi: scadono dopo 30 giorni.
- Richieste di assistenza: per la durata del contratto e 12 mesi dopo.
- Dati dei clienti e dei dipendenti del locale: secondo le istruzioni del locale; alla fine del contratto li cancelliamo o li restituiamo entro 90 giorni, salvo obblighi di legge.
- Sul dispositivo: i dati restano nella memoria dell'app fino all'uscita dall'account o alla disinstallazione; la copia cifrata delle conversazioni WhatsApp resta fino alla disinstallazione.
7. Sicurezza
Connessioni cifrate HTTPS verso il cloud, accesso con credenziali personali e PIN operatore, permessi per ruolo, verifica in due passaggi via email, elenco delle sessioni con scollegamento a distanza, testi dei messaggi cifrati sul server e nell'archivio sicuro del dispositivo.
8. I tuoi diritti
Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (artt. 15–22 GDPR). Scrivi a support@aqode.com. Rispondiamo entro un mese.
Hai anche diritto di presentare reclamo a un'autorità di controllo: in Italia il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), nella Repubblica di San Marino l'Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Eliminare l'account: trovi la procedura su https://admin.aqode.com/elimina-account/pospilot.
9. Minori
Le app sono strumenti di lavoro per attività commerciali e non sono destinate ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 14 anni come utenti delle app.
10. Modifiche
Se cambiamo questa informativa pubblichiamo la nuova versione su questa pagina con la data di aggiornamento; per modifiche importanti avvisiamo i locali clienti.
11. Contatti
Aqode srl — Strada Rovereta 42, 47891 Falciano (Repubblica di San Marino) — support@aqode.com